Dokumenten-Management

Welche Vor-bzw. Nachteile bringen ECM-Lösungen aus der Cloud mit sich? Diese Frage beantwortet der Leitfaden ECM-Service & -Cloud des BITKOM.

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Solange man nur einige Tausend Dokumente verwaltet, reicht i. R. eine hierarchische Ablage. Sobald jedoch die Anzahl der Dokumente in die Millionen geht und wenn mehrere Handelnde gemeinsam Daten nutzen und verwalten wollen, genügen die althergebrachten Mittel und Methoden nicht mehr. Im IT-Sprachgebrauch redet man in diesem Falle vom Dokumentenmanagement und meint damit die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente unterschiedlichster Art.

Zu den Kernaufgaben des Dokumentenmanagements gehören die Erfassung, die Ablage, die Verwaltung sowie die Suche von digitalen Daten und Dokumenten beliebiger Art. Ebenso werden der Austausch und der Zugriff von Dokumenten und Informationen geregelt, so dass es zu keinen Zugriffskonflikten kommt und jederzeit nachvollzogen werden kann, wer was wann geändert hat. Rechtesysteme bis auf Dokumentenebene stellen – effektiver als jedes Filesystem – sicher, welcher User in welchem Rahmen Zugriff auf die Informationen hat. Form und Inhalt von Dokumenten und Daten verschmelzen so zu „intelligenten“ Objekten, die alle Voraussetzungen für ein effizientes Arbeiten und Zusammenarbeiten enthalten.

Die wichtigsten Funktionen in Überblick